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2014年4月18日 (金)

電子メール方式

 私の事務所は全ての弁護士にインボックスとアウトボックスを作ってあり、事務局への指示はわかりづらいものを除いて口頭ではしないようにしている。
 ゴム印をたくさん作って、「依頼者に郵便で送る」「FAX→記録に綴じる」「記録に綴じる」「記録に挟む」などなど押すだけで指示がすむようにしてある。
 急ぎのものは急ぎと赤色で書くが、事務局もそれぞれ手持ちの仕事が有るので、一つ一つ読んでこれ記録に綴じといてだと事務局の手間も増えるし、彼女たちの仕事のペースも乱れるため、指示が済んだものはアウトボックスに入れて、事務局が定期的にそれを取り出して、担当に渡して処理をしていくという方式である。
 電子メールのように空き時間に処理をしていくというものである。
 我々が見なければならない書類はインボックスに積み上げられていく。

 双方がボックスに入った仕事をきちんとこなすという大前提が必要だが、この方式にしないと、弁護士が複数いる事務所では成り立たないであろう。
 独立前に読んだノウハウ本にこのやり方が書いてあったので実践しているが、大きいトラブルはない(人間なので多少のミスは私にもあるし、事務局にもある)。
 事務局の仕事の時間も確保出来るので、この方式がいいと思うのであるが、他の事務所の話を聞いていると、中々システマティックにしている事務所は少ないようである。

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コメント

 以前、「ホワイトカラーの生産性」といったような題名の本を読んだことがあります。

 一言で言えば、日本では、物作りの現場では、徹底して生産性を高める工夫をしているのに、事務処理の分野では、それができていないが、まだまだ、効率を高めることができる、というものです。

 私自身も、いろいろ本を読んだり、考えて、いかに生産性を上げるかを常に考えるようにしています(なかなか、考えたとおりに実行するのは難しいですが)。

 人の知的作業は、コンピュータと同じで、情報の入力、処理、出力の3段階でなされるものですが、処理は、自分一人の能力の問題ですが、入力、出力は、他人との関わり合いなので、そこを踏まえて、情報の入出力が円滑にできるようにすることが大事だと思います。

 「分かりやすさが第一」のブログ http://laweditor.blog.fc2.com/
も、そのような意図に基づくもので、誰もが、情報の入出力を効率的に行うようになってほしいと考えています。


投稿: 島崎哲朗 | 2014年4月18日 (金) 10時55分

 言うは易し、行うは難しですね。私も中々ブログで書いているようには仕事は出来ません。

投稿: 中隆志 | 2014年6月26日 (木) 12時12分

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