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2014年6月18日 (水)

やることを忘れないように

 弁護士は普通、数十件の事件を平行して進めているので、どの事件で何をするか、あるいはいつまでになすべきかということを整理することも重要である。
 私は、手帳の前に事務所で受任している事件は全て記入している。受任した日と、当事者名等を記入するのである。
 1週間に2回ほど、このリストを見る。
 リストを見ると、事件のことを全く忘れるということは普通弁護士はないので、「この事件であれをやらないといけないな」とか、その点がどうであったかという事件は記録を点検すればわかるのである。

 そうすると、数十件の事件でも、実際に短期間でしなければならない仕事は数点であったりするので、それを書き出して順位をつけて処理をしていく。
 ある程度時間をかけないといけない仕事は、こうした短時間で処理出来る仕事の合間を見つけて、少しずつやっていく。
 交渉事件などは、裁判と違い期限がないようなところもあるので、リストにしておくと棚上げにされていたり、こちらが棚上げになっていることが分かるのである。
 エクセルで管理するという考えたもあるが、手書きが一番早く入力出来るし、パソコンを開かずともよいので、一覧するにも早い。

 昔は、分厚めの紙のボードに付箋ですることを書いて貼っておき、終わるとはがして捨てるという作業をしていたが、これだと付箋に書かなかったことを忘れてしまうし、付箋を見ている打ちにただの模様のように見えてきて、切迫感がなくなるため、やめている。
 〆切りが来ては次の〆切りが来るという仕事であるので、常にこうした作業を怠らないということも大事である。
 事務所の事務局と書面の〆切りを共有しておけば、提出期限が過ぎた時に、事務局から、「先生、あの書面大丈夫ですか」と言われることでさらに切迫感が増すということもあるだろう。
 理想は、依頼者が十分書面をチェックするだけの期間をおいて書面を作成して見せた上で確定し、事務局が書証等を作成する十分な時間的余裕を持って指示を出すというところである。
 そうできる時もあるが、出来ないときは最終的には事務員に迷惑がかかることになる。

 
 事件遅滞の懲戒も多いが、事件遅滞だけは言い逃れが出来ないので、常時こうした意識を持たないと遅滞に陥ってしまうであろう。

 注、私が常に出来ているという訳ではなく、仕事の理想論というところがあるので、その点は割り引いて読んでもらいたい。

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