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2017年10月25日 (水)

ファイルの整理

 弁護士にとって、書面を作成するのが仕事の重要な一つであるが、パソコン上に溜まっていくファイルの整理は弁護士に取って悩ましいことの一つである。

 弁護士になった頃は、債務整理案件、一般事件、刑事事件、会務関係とフォルダを作り、さらにその下の階層で依頼者ごとに分類していたのだが、依頼者やすべき事がたくさんになると、依頼者のフォルダを探すのに時間がかかることに気づいてこれは取りやめた。
 その頃にちょうど野口悠紀夫氏の「超整理法」で、パソコン上のデータも時間順に並べておき、検索機能を使えばよいから整理するだけ無駄であるということを読み、それ以来実践している。
 今は、最新のパソコン文書フォルダの中に、だいたい7年分のデータを保存してあり、月ごとに作成したファイルをフォルダに分けている。平成29年10月作成ファイルとして、その中に今月作成したファイルは全て入れるのである。
 保存名も必ず決めておき、依頼者の名前、種類、作成した日をファイル名としている。
 例えば、中隆志準備書面29/10/25というようにしているのである。
 こうしておけば、検索機能で必要な文書を探すことができるのである。
 ただし、過去の依頼者で、事件で「こんな書面書いたなあ」「今回の書面で参考にして書こう」と思っていても、依頼者の名前が思い出せず、事務局に、「こんな風な事件で、あの人のこんな書面あったやろ。あれ、誰やったかな。」と聞いて、事務局が、「あの人ですか」「この人ですか」と私の超抽象的な質問から、「Aさんですか」と答えを導き出してくれるというように、事務局さんが私の抽象的質問を具体化してくれるというアナログ作業が時折必要であることは秘密である。
 以上です。

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