効率的な業務の方法

　先日、日弁連の公設事務所・法律相談センター委員会の公設事務所の所長を中心とした方々に「効率的な業務処理の方法」という表題で講師をしてきた。パネルディスカッション形式で、私以外にも何名かの講師の先生から日頃の注意している点や意識している点を話していただいた。
　なぜ効率的にしたいかというと、弁護士の本来的に力を注ぐべきところに時間を割きたいからであり、効率ばかりを重視して事件の対応が疎かになっては意味がない。私自身も意識はしているもののできていないところもあるのだが、他の先生方の話を聞いて非常に参考となった。

　事前打ち合わせで話をしたことで参考にしてもらえたのは、事務局への定型的な指示についてのスタンプの作成。それぞれ自分の指示の仕方によって、自由に作成できるスタンプがあるので、各人やりたいようにスタンプを作っているようである。私自身も今２０個ほどのスタンプがある。
　あとは事件処理について計画を立てて紙に書いたあと、計画を忘れるというのも参考にしてもらえたようである。何をするか考えている時間が勿体ないからである。
　それに関連して、短期的にすべきこと（翌日にすべきこと）を前日の仕事終わりに書き出しておくことで、翌日「何から取りかかろうか」ということを考えなくて済むというのも参考にしてもらったようである。

　所長たちとZoomのブレイクアウトルームで話をする時間もあり、そこで聞いた話では、ベテランの事務局は、所長の考えを盗んで、証拠説明書の立証趣旨まで書いてくれるという話もあった。８割くらいは手直しが要らないそうである。そうなるとラクである。
　あとは証拠の入れ込みで、ワードのコメント機能でここの証拠はこれこれであると書いておき、事務局の方でそれを見て証拠番号をつけて書面に番号を入れていくということをされている先生もいた。先日も訴状で証拠を入れ込んでいき、甲３が二つかぶっていて証拠を全て付け直した私からすると、これはアリだと思うが、一太郎ユーザーでもできるのかが不明である。
　ただ人の話を聞くのは苦手だが、パネルディスカッションという形式で、仕事上のノウハウを聞くことができ、私自身も勉強になった。
　後は実践あるのみであるが、理屈はわかっていても、これが一番難しいところである。