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2022年6月23日 (木)

スタンプ

 事務の効率化のために、事務局に指示を出す際のスタンプを作っている。Xスタンパーというもので、3000円程度。
 記録と一緒に指示のものを挟んで、裏紙にスタンプを押して、アウトボックスに入れる。
 アウトボックスは定期的に事務局が取りにきて、担当事務局が処理をする。

 私のボスは記録に綴じることから、事務局を読んで指示していたので、そのたびに事務局の手が止まっていた。
 事務局のペースも乱れるし、細かい計算をしている時には忘れることもあるだろう。
 そのため基本紙での指示(口頭で補足しないと分からないものは補足する)としている。
 こちらの方も、スタンプで押すことで手で指示を書くこと手間が減る。
 日弁連公設事務所・法律相談センター委員会で紹介したり、私の事務所に偶々来た弁護士が見て、一定程度真似をしている。
 今作成しているのは、次のとおり。
 「済」電話をかけてください等のメモに押して、私が電話済であることを事務局と共有する。
 「案」依頼者にメールで送ったり、郵送する際、案の段階のものに押印する。
 「記録につける」事件で経費を使ったものについて、事務局につけてもらう。
 「清算願います」事件等の経費で私が支払ったものについて、事務所のお金から戻してもらう。
 「PDFにしてLSへ」準備書面やファックス等、メールでやりとりする依頼者にPDFにしてもらい、共通サーバー(リンクステーション)に入れてもらう。
 「一旦戻してください」一部処理をしてもらって、私の方にもすることがあり、記録を戻して欲しい時に使う。
 「誤字脱字チェック願います」字の通りである。以下、説明の要らないものは省略。
 「FAX→記録に綴じる」「記録に綴じる」「記録にはさむ」
 「連絡文綴りに綴じる」訴訟になった場合、主張と証拠以外の依頼者との連絡書や打合メモは本文に綴じると訳がわからなくなるので、連絡文綴りというものを作りそちらに綴じている。
 「返信用封筒入れる」「提出願います」
 「誤字脱字OKなら」このあとにPDFにしてLSへとか、提出願いますを押す。
 「速達又はレタパで」郵便が遅くなっているための作成した。
 「本人控え不要」依頼者に送らなくてよい資料などに押す。
 「背表紙に書く」連絡先等を書いてもらう時に使う。
 「シュレッダー」「支払よろし」「管財事件郵便物本人へ」「処理願います」「本人に郵便で送る」「債権者に上がっているかチェック」「本人に控えを郵便で送る」
  全てそれなりに使用しているが、スタンプがだいぶ増えてきて、時々スタンプがどこにあるかわからなくなるのが問題である。

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